Organiser un événement à l’occasion du lancement d’un produit
Lors de votre lancement de produit, donnez lui les meilleures chances d’une bonne entrée sur le marché !
Le lancement de produit s’inscrit dans la continuité de la stratégie marketing de votre entreprise. Votre évènement doit être intégralement réfléchi et s’articuler autour d’une organisation sur mesure sans faille. A l’instar du décollage d’une fusée, celle-ci doit arriver à bon port. C’est par exemple une des missions qui nous été confiée : organiser le déplacement d’une délégation d’institutionnels lors du lancement de sonde Huygens dans l’espace depuis Cap Canaveral le 15 octobre 1997.
Organiser un évènement à l’occasion d’un lancement de produit.
Le lancement de produit reste avant tout la vitrine de votre marque auprès de vos clients et de vos prospects (vos meilleurs ambassadeurs) et le cas échéant des journalistes. C’est l’occasion idéale pour le « marketing interactif », car votre évènement permet de développer directement vos relations avec vos invités. Parallèlement, il doit marquer les esprits, avec un contenu original, novateur. Vos invités en parleront toujours bien des années plus tard.
Étape 2
A quel moment organiser votre évènement pour un lancement de produit ?
Selon l’ampleur de votre lancement de produit, il doit être pensé entre 12 et 6 mois à l’avance. Peut-être y a-t-il un intérêt à faire coïncider des dates, le lieu de votre évènement avec votre produit ? Evitez les périodes de vacances scolaires, de ponts, des évènements nationaux (compétition sportive etc.), si à l’étranger, vérifier les saisons !
Étape 3
Quel budget pour votre lancement de produit et quel cahier des charges ?
L’organisation d’un évènement pour le lancement de produit doit être en adéquation avec votre image et votre produit. Un événement doit être en phase avec votre cible. Les clients importants que vous invitez devront être traités en tant que tel et avoir un sentiment d’exclusivité, de privilège. Le budget est une question centrale, il est crucial de le définir dès le départ à l’aide d’un cahier des charges : nombre de participants, durée de séjour, type d’hébergement, activités, restauration etc.
Étape 4
A quel moment organiser votre évènement pour un lancement de produit ?
Le choix du lieu est essentiel car il constitue “ l’âme ” de l’événement.
Vos participants sont-ils disséminés dans le monde, en Europe ou seulement en France ?
- Accessibilité : Il convient de retenir un lieu aisément accessible par avion, par train, voiture etc.
- Réunion : Quels sont vos besoins en termes de salle de réunion (capacité, configuration etc.), d’espaces « show room », et de cabines de traduction si vos invités ne sont pas francophones.
- Hébergement : Optez pour un lieu qui pourra accueillir confortablement vos invités. Si vous êtes très nombreux il conviendra peut-être de retenir différents établissements de même catégorie mais proches les uns des autres.
- Vous avez votre thématique et votre lieu, il ne vous reste plus qu’à choisir les animations, extravagantes, « high-tech » avec des expériences immersives…
- Enfin, ne pas oublier de prévoir un plan « B » pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévu sur place.
Étape 5
Quel contenu proposer lors de votre lancement de produit ?
Pour joindre l’utile à l’agréable, prévoyez des temps forts avec des activités originales, des visites insolites et privatives, des soirées marquantes. Pleine de ressources, l’agence Aubert Ermisse vous soumet des idées suivant la destination retenue.
Étape 6
Le retro-planning de votre évènement
Pour que votre séminaire se déroule bien, élaborer un planning précis est incontournable. Organisez des réunions préparatoires avec les équipes concernées (marketing, etc.) afin de les impliquer et avec votre hiérarchie pour obtenir validations.
Étape 7
Informez vos invités
Une fois votre projet finalisé (organisation et budget), informez vos invités dans un premier temps de la période de l’évènement et de la destination. Dans un second temps (7/8 mois à l’avance, communiquer les dates précises de votre évènement complété des grandes lignes de votre programme.
Étape 8
La gestion de vos invités
Nous gérons tout le suivi administratif de vos invités (invitation, relance, inscription, formalités de police et sanitaires, billet d’avion, programme, informations pratiques..) à partir d’une plateforme internet dédiée à votre lancement de produit.
Étape 9
Durant votre évènement
Nous sommes présents, sur place, à vos côtés, pendant toute la durée de votre évènement. Notre équipe veille au bon déroulé de votre évènement. Nous vous soulageons ainsi de toute l’organisation et des aléas qui pourraient survenir lors de votre évènement afin que vous puissiez vous consacrer entièrement à vos invités.
Étape 10
A l’issue de votre lancement de produit, communiquez !
Prévoyez à l’issue de votre séminaire un mot de remerciement, puis dans la foulée un questionnaire (court) de satisfaction afin de mesurer les retours. Plus tard envoyez un reportage photos ou bien une vidéo de votre séminaire.
Ne pas improviser et faites appel à une agence véritablement professionnelle. La qualité de l’organisation autour du lancement de votre produit est capitale !
Pour visionner quelques-unes de nos organisations.
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