Séminaire

Organiser un séminaire original et réussi !

Informer, fidéliser, surprendre grâce…à l’organisation d’un séminaire sur mesure !

Pour organiser un séminaire original et réussi, voici les 10 questions que vous devez vous poser. Toutes les entreprises doivent un moment ou un autre, organiser ce type de réunion, appelé « séminaires ». C’est de l’événementiel !
Un séminaire réussi, est un séminaire qui combine la bonne dose de travail et de convivialité. Il renforce des liens entre vos collaborateurs, favorise la cohésion de vos salariés, et crée des liens avec vos clients.

Étape 1

Organiser un séminaire oui, pour qui, pour quoi ?

Un séminaire est un évènement marquant l’histoire des entreprises. Quel est l’objectif de cette réunion ? A qui est destiné ce séminaire ? Les participants ciblés font-ils partie de vos équipes internes, vos clients ou vos distributeurs…

Séminaire interne ?

Souhaitez vous réunir une partie ou l’ensemble de vos collaborateurs ? L’objectif est-il de renforcer la communication interne, de récompenser les meilleurs, d’améliorer leur performance, d’intégrer les nouvelles recrues, de les impliquer d’avantage, de les motiver ou tout simplement de communiquer sur votre stratégie d’entreprise ?

Séminaire externe ?

Souhaitez vous réunir vos clients afin de leur faire connaitre vos derniers produits(*), les former, communiquer sur votre stratégie, renforcer liens avec vos clients ?

(*) S’il s’agit de faire connaitre vos produits, votre événement devient peut-être un « lancement de produit ».

Étape 2

À quel moment organiser un séminaire ?

Plus tôt il est planifié, plus l’organisation sera fluide. Est-ce pour une journée, pour plusieurs jours ? Les invités pourront bloquer les dates du séminaire bien en amont vous garantissant une meilleure participation. Bien considérer la période : les dates de vacances scolaires, ponts, évènements nationaux (compétition sportive etc.) sont des éléments décisifs. N’oubliez pas d’inclure les temps de transport.

Plus tôt vous anticiper les dates de l’évènement de votre entreprise, plus vous aurez aussi le choix dans les possibilités de lieux, location de salles, de soirée etc.

Étape 3

Quel budget pour organiser un séminaire et quel cahier des charges ?

C’est une étape cruciale pour l’organisation de votre évènement sur mesure, car elle permet de définir le type et le niveau de prestations. La durée de votre séminaire entreprise, sur une ou plusieurs journées, impacte le contenu et la variété des prestations donc le budget.
Pour cette raison, il est crucial de définir dès le départ un cahier des charges comprenant notamment :

  • Le nombre de participants,
  • La durée de séjour,
  • Le type d’hébergement,
  • Les activités et autres animations,
  • La restauration,
  • La soirée de clôture,
  • etc…Sans oublier le budget !

Étape 4

Quel lieu pour votre séminaire ?

Votre événement aura-t-il lieu en France, à Lyon, à Paris, dans une autre ville ? Envisagez-vous un pays étranger, en Europe ou hors d’Europe ? Il convient de faire une sélection de certains critères pour ce type d’organisation. Le lieu est un exemple essentiel. Notre agence est à vos côtés pour vous aider à faire votre choix. Voici quelques exemples de questions à se poser afin d’étudier une ou plusieurs destinations :

  1. Les participants sont-ils disséminés sur toute la France ou localisés sur un même site ?
  2. Réunion : vous avez prévu des séances de travail. Quels sont vos besoins en termes de salles de réunion (capacité, configuration etc.) ? Vous faut-il une plénière, des salles de sous-commission ?
  3. Accessibilité : pour l’organisation de votre séminaire, il convient de retenir un lieu accessible aisé par route, train, avion etc. Est-ce bien le cas ?
  4. Hébergement : l’hôtel pourra-t-il recevoir et loger confortablement vos invités ?
  5. Type de chambre : souhaitez vous que vos collaborateurs soient logés en chambre individuel, en chambre twin (2 lits).

NB 1 : Si les salles de réunion sont situées dans l’hôtel que vous avez retenu, c’est un atout pour vous. Vous limiterez efficacement les déplacements de vos salariés, de vos clients rendant votre séminaire plus confortable !

NB 2 : Privilégiez dans la mesure du possible un seul établissement hôtelier voire 2 hôtels de même catégorie, proche l’un de l’autre si l’effectif est important.

Étape 5

Pour bien organiser un séminaire, quelles activités proposer ?

Les activités ont pour objectif d’améliorer et de renforcer la cohésion, l’engagement et la créativité de vos collaborateurs et fidéliser vos clients. En dehors des sessions de travail, de réunion, pour rendre votre évènement efficace, il convient d’y ajouter des ingrédients ludiques, de l’animation et des animations.

Les options sont très diverses : « team-building » : organisation d’activités sportives, escape-game, ateliers créatifs, gastronomie, RSE, rallye…idéal pour fédérer une équipe. Pourquoi ne pas inclure des découvertes du patrimoine local avec des visites touristiques, des dégustations gastronomiques et œnologiques. Aubert Ermisse propose, si nécessaire, un plan B !

Quant au dîner de clôture de votre séminaire, le point d’orgue de votre évènement, souhaitez-vous une soirée thématique, un spectacle interactif… ?

Étape 6

Le retroplanning de votre séminaire

Le bon déroulement de votre séminaire passe par la rédaction d’un planning précis, l’organisation de réunions préparatoires avec les équipes concernées afin de les impliquer et un calendrier de validations avec votre hiérarchie.

Étape 7

Informez vos invités

Une fois votre projet finalisé (organisation et budget), informez vos participants des dates du séminaire d’entreprise, des grandes lignes du programme, des sujets qui seront évoqués lors de vos réunions et biensur de l’objectif de votre évènement.

Étape 8

Bien organiser un séminaire, c’est aussi bien gérer vos invités !

Déléguez ! Aubert Ermisse soulage votre entreprise et gère tout le suivi administratif de vos invitations (inscription, relance, billet, informations pratiques…) à partir d’une plateforme internet dédiée pour l’organisation de votre séminaire.

Étape 9

Durant votre séminaire…

Nous sommes présents, sur place, à vos côtés, pendant toute la durée de votre séminaire. Notre équipe veille au bon déroulé de votre évènement. Nous vous soulageons ainsi de toute l’organisation et des aléas qui pourraient survenir lors de votre évènement.

Nous nous assurons du bien-être de vos invités, nous nous sommes en permanence en lien avec l’hôtel et tous les autres prestataires qui interviennent sur votre séminaire. Ainsi vous pouvez vous consacrer entièrement à vos salariés ou vos clients.

Étape 10

À l’issue de votre séminaire, communiquez !

Prévoyez à l’issue de votre séminaire un mot de remerciement, puis dans la foulée un questionnaire (court) de satisfaction. Plus tard adressez aux participants un reportage photos ou bien une vidéo de votre séminaire.

Faites appel à un véritable professionnel de l’organisation. L’agence aubert Ermisse est à vos côtés, afin que votre séminaire d’entreprise soit réussi. Avec vous nous formons une véritable équipe. Si vos participants sont satisfaits de l’organisation de votre événementiel, alors vous serez également satisfaits de nos services !

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