Organisation de voyage Incentive
Stimuler, motiver et récompenser par le voyage !
« Incentive » en français, se traduit pas « Motivation ». Ce type de voyage est aussi connu sous l’appellation voyage de « récompense», de « fidélisation», de « stimulation » etc. C’est une façon efficace pour motiver vos collaborateurs ou gratifier vos clients, suite à des objectifs commerciaux atteints.
Par exemple, une entreprise pour augmenter ses ventes, met en place un challenge commercial destiné à ses clients/distributeurs. Les 20 meilleurs vendeurs gagneront un voyage quelque part dans le monde, en France ou à l’étranger.
Tel était le cas pour les meilleurs vendeurs de cette société informatique à travers un séjour Incentive à Porto. Au programme : découverte de la ville en GoCar (petit bolide à 2 places), visite privée de la fondation Serralves, dégustation chez un grand producteur de Porto, sans oublier des dîners hautement gastronomiques.
Pourquoi un voyage Incentive ?
Un « Incentive » a pour objectif de fédérer, fidéliser. Une occasion de partager en dehors de l’entreprise, d’impliquer vos invités dans la vie de l’entreprise à travers un programme original. Les voyages de motivation fait partie intégrante de la politique de management d’une entreprise, mais aussi de son histoire. Il doit marquer et surprendre vos invités.
Cependant, vis-à-vis de l’administration, votre voyage Incentive, suivant son contenu, peut être fiscalement taxé (prendre conseils auprès de son cabinet comptable)
- Voyage Incentive suite à un « challenge » : Vous avez établi un « challenge » destiné à vos collaborateurs ou vos clients. Le challenge doit être détaillé et transparent, comporter des objectifs commerciaux clairs, définir le nombre de gagnants, les lots à remporter etc…, Dans ce cas précis, les finalistes qui atteignent les objectifs sont gratifiés d’un voyage de récompense, sans que votre entreprise ne soit taxée.
- Voyage Incentive sans « challenge ». Vous décidez de convier l’ensemble de vos collaborateurs ou vos distributeurs à un voyage dit « Incentive ». Si le programme comprend 50% de travail (réunions, visite d’usines etc.) alors il n’y a pas de fiscalité.
Dans tous les cas, rapprochez-vous de votre cabinet comptable afin d’éviter d’optimiser la question « fiscale » et n’oubliez pas que vous ne pouvez imposer à vos collaborateurs la prise de jours de congés pour participer à ce voyage Incentive.
Étape 2
Quelle destination pour votre voyage Incentive ?
Dans quelle partie du monde ? Une idée de pays, de ville, pourquoi pas une île ? Pensez à une destination originale, facile d’accès. Les possibilités, les offres, les solutions peuvent être très nombreuses. Si vous l’organisez en France, quels sont les moyens de transports disponibles (TGV, route etc.)
Par contre, si c’est à l étranger, ou au bout du monde, privilégier une destination desservie par des compagnies aériennes régulières avec de bonnes fréquences. Lors de son élaboration, évitez les destinations de masse ou celles faites et refaites…
Ce séjour de fidélisation est l’occasion de surprendre et d’épater vos invités à travers une organisation sur-mesure ! Soyez audacieux et marquez le coup !
Étape 3
Quel budget pour un voyage de motivation et quel cahier des charges ?
Les voyages Incentive doivent être en adéquation avec votre image et en phase avec votre cible. Les clients importants que vous invitez devront être traités en tant que tel et avoir un sentiment d’exclusivité, de privilège. Les destinations peuvent être nombreuses, mais le budget vous aidera peut-être à réduire la liste. Le budget est une question centrale ; il est crucial de le définir dès le départ à l’aide d’un cahier des charges :
- Destination souhaitée : un continent de prédilection, hors Europe, européenne, en France ?
- Nombre de participants,
- Durée de séjour,
- Type d’hébergement et catégorie hôtelière,
- Activités Team building ou non,
- Réunion (séminaire)
- Visites découvertes et culturelles,
- Type de soirée,
- Restauration & forfait boisson,
- Etc.
Étape 4
Quelles activités proposer durant votre Incentive ?
Souhaitez-vous ou non insérer une partie « travail » de type séminaire (réunion), la visite d’une usine ? Y-a-t-il un message ou une thématique comme fil conducteur à ce voyage de récompense ? Faut-il de la cohésion, de la motivation, faire vivre des expériences uniques, des découvertes originales ?
Souhaitez-vous un contenu culturel, sportif, ludique, avec un caractère « RSE » ou tout ça à la fois ? N’oubliez pas les soirées et des moments de détente ! Les choix sont multiples. De quels retours d’expérience disposez-vous pour bien cibler les attentes et éviter les déceptions ? Il convient de séduire vos invités (activités originales, visites privatives, soirée, etc.), de les surprendre mais pas de les mettre en difficulté. En effet, ce n’est parce que le dirigeant est passionné de parachutisme qu’il faut imposer cette activité aux invités. Choisissez plutôt des activités « Team building » à la portée de tous.
Votre Incentive sera organisé tel un voyage sur mesure.
Étape 5
Quelques conseils à suivre pour un Incentive bien rythmé
- Le temps de transport pour atteindre votre destination ne doit pas dépasser 20-30% de la durée du séjour.
- Si vous intégrez des séances de travail, comme un mini-séminaire, par expérience, faites en sorte de les programmer en début de séjour et le matin de préférence ou bien concentrer les sur des journées complètes.
- Si votre Incentive est itinérant, limitez les étapes. Vos invités auront ainsi le temps de « poser leurs valises » et d’apprécier les étapes. Votre séjour en sera d’autant plus confortable.
- Prévoyez dans ce voyage de stimulation du temps libre pour le repos, surtout si vous invitez des couples, afin de profiter des installations de l’hôtel (piscine, spa, salle de sport, farniente, shopping).
- Ne chargez pas le programme : il est préférable par exemple de prévoir des visites ou des activités bien organisées et un peu plus poussées que de tout faire au pas de course et passer à côté des choses essentielles.
- Prévoyez un petit discours d’accueil pour remercier vos invités d’être venus. Peut-être l’occasion de présenter votre équipe ?
Étape 6
Le rétroplanning de votre Incentive
Préparez un rétroplanning avec nous :
- Validation du budget,
- Choix des prestations retenues,
- Gestion des invitations,
- Envoi des Teasers,
- Communication des informations relatives à votre voyage Incentive.
- Dates des règlements.
- etc.
Organisez des réunions préparatoires avec les équipes concernées afin de les impliquer et avec votre hiérarchie pour obtenir validations.
Étape 7
Informez vos invités !
Une fois votre projet de voyage Incentive finalisé (organisation et budget), informez vos participants des dates et du contenu afin qu’ils bloquent les dates sur leur calendrier. Lors d’une seconde communication, vous les informerez des détails du séjour, peut-être le pays, la ville (en laissant des éléments de surprise). C’est peut-être l’occasion de leur adresser un teaser ?
Étape 8
La gestion de vos invités
Pour votre voyage de stimulation, la gestion de vos invités est très importante. A partir de votre liste de vos participants, comprenant le nom, le prénom et adresse mél, nous gérons depuis une plateforme internet dédiée à votre Incentive, tout le processus d’inscription. Celui-ci comprend notamment :
- Les invitations nominatives et les relances,
- La gestion des inscriptions,
- La récupération des copies des passeports/Carte d’identité nationale (CNI),
- La diffusion des informations utiles dont le programme détaillé, les formalités de police, sanitaire, infos pratiques,
- La mise à disposition des titres de transport (E-tkt), visa
- etc.
Étape 9
Durant votre Incentive
Consacrez-vous exclusivement à vos invités, profitez des belles découvertes et reposez-vous sur nous ! Nous sommes présents, à vos côtés, pendant toute la durée de votre évènement. Notre équipe veille au bon déroulé de votre évènement. Nous vous soulageons ainsi de tous les aléas qui pourraient survenir lors du séjour afin que vous puissiez vous consacrer entièrement à vos invités.
Étape 10
Au retour de votre Incentive
Prévoyez à l’issue de votre séjour :
- D’envoyer un mot de remerciement,
- De transmettre un questionnaire (court) de satisfaction afin de mesurer les retours,
- Enfin d’adressez à vos invités, un reportage photos ou bien une vidéo de votre Incentive. Cela permettra à vos invités de prolonger le plaisir !
Pour la prochaine organisation de votre Incentive, sollicitez Aubert Ermisse !
Vous êtes intéressé par l’organisation d’un Incentive ? Contactez notre agence par téléphone ou par mél afin de discuter ensemble de votre projet !
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