Learning-trip ou voyage d’étude ?
Apprenez en voyageant !
Vous êtes une entreprise, un syndicat professionnel…Vous souhaitez trouver de l’inspiration, découvrir des innovations liées à votre secteur d’activité ou simplement gagner en compétences. Un exemple , notre agence a organisé un Learning-trip à New-York sur le thème de la Finance. Etaient conviés, des directeurs financiers des grandes entreprises françaises. Visite du New York Stock exchange (behind the scene), rencontre avec la famille Forbes, échange avec l’ancien maire de NYC Rudy Giuliani… Quel que soit le secteur d’activité, l’agence Aubert Ermisse est à vos côtés pour l’organisation de voyage d’étude !
Pourquoi un Learning-trip ?
Quel que soit votre secteur d’activité (agriculture, finance, industrie, service, architecture, avocat…), l’organisation d’un Learning-trip permet de faire monter en compétence votre entreprise, votre groupement ou votre syndicat professionnel.
Pour l’organisation de votre voyage d’étude, il est important de définir la problématique ou le sujet à traiter lors de votre déplacement. A l’instar des grands explorateurs, découvrez comment votre activité évolue dans d’autres pays et trouve une place dans les nouveaux écosystèmes.
Le voyage professionnel permet de s’inspirer et de découvrir les nouvelles pratiques. C’est une occasion pour mobiliser vos équipes ou vos adhérents, vers une transition positive, pour comprendre les nouvelles tendances et les composants d’un écosystème innovant.
Découvertes du milieu professionnel, innovation, visites de sites, organisations de rencontres, réunions, conférences… Nous avons les contacts professionnels ou économiques pour l’organisation de votre mission professionnelle sur mesure !
Étape 2
Quelle destination pour votre Learning-trip ?
Vous êtes un industriel, architecte, une entreprise de services, de conseils, un distributeur, dans la « high-tech »…Quels sont les pays leaders dans votre secteur activité ? Pour l’organisation de votre voyage d’étude, choisissez la destination pour votre Learning-trip !
C’est aussi l’occasion de consulter le calendrier des salons programmés dans votre secteur d’activité ! Aubert Ermisse de part ses très nombreux contacts dans le monde saura vous guider et vous organiser un voyage d’étude sur mesure ! C’est l’occasion de rencontrer vos homologues étrangers, d’échanger sur vos problématiques.
Vous découvrirez aussi les produits de potentiels nouveaux fournisseurs offrant des solutions innovantes. Dans la continuité de ce salon, vous aurez la possibilité de rencontrer des exposants directement sur leur site (usine, entreprise etc.). Aubert Ermisse vous accompagnera dans vos recherches d’entreprises idoines à l’occasion de votre voyage d’affaire sur mesure.
Étape 3
Quel budget pour un Learning-trip et quel cahier des charges ?
Pour l’organisation de votre voyage d’étude, le budget est une question centrale. Il est crucial de le définir dès le départ à l’aide d’un cahier des charges :
- Nombre de participants,
- Durée de séjour,
- Type d’hébergement et catégorie hôtelière
- Activités,
- Restauration,
- Billet d’accès au salon, etc.
Étape 4
Quelles activités proposer durant votre Learning-trip ?
Prévoir des visites, réunion chez vos homologues étrangers. Si vous participez à un salon professionnel (votre Learning-trip doit commencer par cette étape), prenez contact avec les exposants qui vous intéressent pour être certain de les rencontrer sur place sur le salon, ou à leurs entreprises.
Ces visites (autorisations préalables parfois nécessaires) doivent être prévues après le salon, car vos interlocuteurs ne seront pas disponibles avant le salon professionnel. Pour que l’organisation d’un voyage d’étude soit réussie, il faut un bon équilibre visites « professionnelles » et culturelles ». C’est l’occasion de découvrir la culture locale et de mieux comprendre vos interlocuteurs.
Étape 5
Quelques conseils à suivre pour un voyage d’étude bien organisé
- En termes de calendrier, éviter la période des résultats financiers (mars par exemple pour le Japon) ou bien les mois d’été réservés à la sphère personnelle.
- Le temps de transport pour atteindre votre destination ne doit pas dépasser 20-30% de la durée du séjour.
- Si vous intégrez des séances de travail, faites en sorte de les programmer en début de séjour et le matin de préférence ou bien concentrer les sur des journées complètes.
- Si votre Learning-trip est itinérant, limitez les étapes. Vos invités auront ainsi le temps de « poser leurs valises » et d’apprécier les étapes. Votre voyage en sera d’autant plus confortable.
- Ne chargez pas le programme : il est préférable par exemple de prévoir des visites ou des activités bien organisées et un peu plus poussées que de tout faire au pas de course et passer à côté des choses essentielles.
- N’oubliez pas d’apporter des cadeaux pour vos interlocuteurs.
- Si vous organisez pour votre entreprise, un voyage d’étude dans un pays asiatique (Chine, Japon, Corée etc.), pensez à faire éditer vos cartes de visite dans la langue du pays visité.
Étape 6
Le rétroplanning de votre Learning-trip
Durant la phase d’organisation de votre voyage d’étude, nous préparons ensemble un rétroplanning avec nous : validation des prestations, du budget, des invitations, dates des règlements etc. Organisez des réunions préparatoires avec les équipes concernées afin de les impliquer et avec votre hiérarchie pour obtenir validations.
Prévoyez bien en amont vos rencontres et visites professionnelles sur place. Ce processus est parfois long. Aubert Ermisse, organisateur de voyage professionnel sur mesure, sera à vos côtés pour ces visites tout en respectant un itinéraire et un programme cohérent.
Étape 7
Informez vos invités de l’organisation de votre voyage d’étude !
Une fois votre Learning-trip finalisé (organisation et budget), informez vos participants des dates et du contenu afin qu’ils bloquent les dates sur leur calendrier. A l’occasion de ce voyage professionnel sur mesure, n’oubliez pas de mentionner l’objectif de votre organisation et des secteurs ciblés pour les rencontres et visites locales. Cela motivera davantage vos invités. Lors d’une seconde communication, vous les informerez des détails du voyage, en laissant des éléments de surprise. C’est peut-être l’occasion de leur adresser un teaser ?
Étape 8
La gestion de vos invités
A partir de votre liste d’invités (nom, prénom, adresse mél), nous gérons depuis une plateforme internet dédiée à votre voyage Incentive, tout le processus d’inscription (de la gestion des invitations jusqu’à la mise à disposition des titres de transport, en passant le cas échéant par la gestion des visas).
Cette plateforme permet de générer, transmettre :
- Les invitations nominatives et les relances,
- La gestion des inscriptions avec questionnaire dont allergies, régime alimentaire,
- La récupération des copies des passeports/Carte d’identité nationale (CNI),
- La diffusion des informations utiles dont le programme détaillé, les formalités de police, sanitaire, infos pratiques,
- La mise à disposition des titres de transport (E-tkt), visa.
Aubert Ermisse assure le suivi avec vos invités lors de l’organisation de votre voyage d’étude.
Étape 9
Durant votre Learning-trip
Nous sommes présents, sur place, à vos côtés, pendant toute la durée de votre Learning-trip. Notre équipe veille au bon déroulé de votre évènement (validation/organisation des visites in situ d’entreprises, réunions avec vos homologues étrangers, etc.). Nous vous soulageons ainsi de toute l’organisation et des aléas qui pourraient survenir lors de votre évènement afin que vous puissiez vous consacrer entièrement à vos invités.
Étape 10
Au retour de votre Learning-trip
Maintenez le contact avec les entreprises rencontrées lors de votre Learning-trip en les remerciant de leur accueil. Remerciez également vos invités en leur rappelant en conclusion les bienfaits de ce voyage ; ce déplacement permettra à vos invités de monter en compétence. Enfin, adressez leur un reportage photos ou bien une vidéo avec les temps forts (professionnels et culturels) de votre voyage sur mesure.
Pour une prochaine organisation de voyage d’étude, sollicitez Aubert Ermisse !
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